Por Rafael Corona Funes, Entrega 5 de 5
1. Integración y consenso del documento institucional: “Hacia un Cambio Organizacional y Cultural”
La administración por procesos implica una nueva forma de gobernar y operar la organización; para lograr su instrumentación exitosa, es imprescindible identificar y comprender a detalle los requerimientos culturales que sustentan su aplicación.
Para tal efecto, es recomendable integrar con base en un amplio consenso entre los miembros del cuerpo de gobierno de la organización, un documento institucional denominado “Hacia un Cambio Organizacional y Cultural” donde de manera exhaustiva se describa la visión, la intensión y la operación del nuevo modelo organizacional basado en la administración por procesos.
Este “documento institucional” será lo más detallado posible e incluirá algunos ejemplos prácticos en los que participen activamente directivos, gerentes y personal operativo; describir ampliamente, el proceso de administración y desarrollo del factor humano y el comportamiento, valores y actitudes que predominan para lograr una ejecución exitosa del modelo integral de administración por procesos.
2. Diagnóstico sobre la posición cultural actual
Una vez definido, consensuado y comprendido el nuevo modelo organizacional, basado en la administración por procesos y su sistema de valores, es indispensable diseccionar el estado actual de la cultura organizacional. El objetivo es, identificar las principales brechas que existen entre la posición cultural actual y la posición cultural deseada.
La cultura organizacional no está escrita en ninguna parte.
La identificación de la posición cultural actual, es un proceso continuo que se afina conforme se mejoran los elementos de percepción; ésta, no necesariamente refleja la realidad total, siempre es una interpretación de hechos y juicios.
Como resultado de este análisis cultural, se identificarán aquellos aspectos esenciales que requieren ser reforzados y desarrollados para operar el nuevo modelo organizacional. También, se deben identificar los aspectos culturales que deben modificarse, evolucionar, adaptarse o eliminarse, para lograr una exitosa instrumentación del modelo integral de administración por procesos.
Asimismo, se determinarán los posibles riesgos y resistencias al cambio entre cada uno de los grupos de colaboradores, quienes integran la organización; así como, los agentes de cambio que facilitarán el proceso de transformación y cambio cultural planeado.
3. Formación y desarrollo de agentes promotores del cambio cultural
Los miembros del cuerpo de gobierno son los responsables directos de promover los cambios culturales dentro de la organización; sin embargo, este esfuerzo será acompañado con la participación activa de un equipo de colaboradores distribuidos estratégicamente en toda la organización y que, por su influencia, reconocimiento y credibilidad institucional, puedan influir en el proceso de cambio cultural.
Estos agentes promotores del cambio cultural, son personas seleccionadas cuidadosamente por su alto nivel de compromiso con la eficiencia y eficacia operacional.
4. Estrategia efectiva de comunicación institucional para promover el cambio cultural
El éxito en la instrumentación del modelo integral de administración por procesos, radica en su estrategia de comunicación institucional; las razones para aplicarlo, los beneficios esperados, la estrategia a seguir y el papel que jugarán los colaboradores, son elementos que deben comunicarse con claridad, sencillez, precisión y objetividad.
La estrategia de comunicación parte de un discurso integrado y cohesionado desde el cuerpo de gobierno de la organización.
Este discurso, será dominado y difundido por todos los líderes de la organización; el objetivo es, crear y extender mensajes congruentes y concertados.
5. Modelo de capacitación para promover el cambio cultural
Los colaboradores deben contar con capacidades y competencias específicas y diferenciadas, para garantizar la aplicación efectiva de nuevas prácticas directivas, gerenciales y operativas en el contexto de la instrumentación del modelo integral de administración por procesos.