La firma electrónica se está convirtiendo en una tecnología cada vez más relevante para las empresas modernas, particularmente ahora que el trabajo remoto tuvo tanto auge como resultado de la pandemia. Por ese motivo, firmar contratos de manera electrónica es una gran ventaja para mantener negocios en todos los segmentos de mercado.
En pleno siglo XXI, la firma electrónica es capaz de simplificar los procesos tradicionales en los negocios ya que sirve para formalizar un documento y garantizar su total integridad, asegurando que no ha sido modificado y es confiable. Estas son las 8 ventajas del uso de firma electrónica en los negocios:
1 .Reducción de costos: Una oficina que reduce o elimina la producción de papel, disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso, lo que hace una gran diferencia en el resultado final, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas.
2.Organización: La gestión de documentos es más eficiente, por el ahorro de tiempo, ya que las organizaciones pierden velocidad en sus procesos al imprimir, rubricar, enviar o buscar documentos en sus archivos físicos. De igual manera, ayuda para que las oficinas y equipos sean más organizados, ya que todos los documentos son almacenados en la nube. De esta manera, no existe pérdida de tiempo ni dinero y, a la vez, se tiene un respaldo.
3.Interoperabilidad: Esto se refiere a que la firma electrónica permite la interconexión con los sistemas internos de la organización para la administración de los documentos firmados, tales como CRMs, ERPs, CLMs o cualquier otro sistema que la organización requiera operar en conjunto con la plataforma de firma electrónica a utilizar.
4.Movilidad: Al firmar un contrato digitalmente se tiene acceso al contenido en cualquier hora y desde cualquier tipo de dispositivo, por consiguiente, es más práctico que tener un documento en papel.
5.Seguridad: A diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados. Los sistemas de protección digital son altamente eficaces y totalmente confiables.
6.Aumento de productividad en la empresa: Permite reducir las etapas burocráticas para ejecutar solicitudes o recibirlas en las organizaciones. Al simplificar el proceso de autenticación, es posible acelerar los procesos y tareas para producir mayor cantidad de dividendos y proporcionar mayores resultados al negocio.
7.Mejorar la experiencia del usuario: También se mejora significativamente el servicio al cliente por parte de las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios y acelerar los trámites con sus clientes.
8.Eliminación del papel: La firma electrónica está cambiando la forma en que se hacen las transacciones y debido al uso que se le está dando alrededor del mundo, es una respuesta para reducir el consumo innecesario de papel y proteger al medio ambiente.
Por: María Vallejo
Reportera
