Claves para seleccionar el software contable

Inteligencia Artificial tiene un papel importante en la automatización de cuentas por pagar y la gestión de gastos.

Esto se puede ver en la extracción de información de recibos y facturas, la detección de fraudes y duplicados, y el enrutamiento automático de las facturas a la siguiente etapa de procesamiento, lo que elimina los procesos manuales de ingreso de datos, a decir de Prashant Ganti, Director de Desarrollo de Producto en Zoho Books.

Existen varias características que deberían buscar las organizaciones:

  1. Facturación inteligente. Junto al soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben crear perfiles recurrentes para pedidos regulares y programar envíos automáticos cada vez que se realizan pedidos. También pueden configurar recordatorios automáticos basados en las fechas de vencimiento o de pago de las facturas, así como realizar seguimiento de las que están pendientes por pagar, para enviar recordatorios a los clientes.
  • Cumplimiento a las normas locales. Una buena herramienta tiene que cumplir con las normas fiscales mexicanas y facilitar la presentación de impuestos, en especial cuando existen diversas tasas impositivas. También brinda una mejor comprensión de los impuestos mediante informes de resumen que ayudan a mantener el orden y estar listo para el momento de realizar los pagos.
  • Analítica integrada. Los informes contables permiten que los empresarios comprendan las tendencias financieras y analicen los patrones de crecimiento de las empresas.
  • Pagos en línea. Una solución contable moderna, integra varias pasarelas digitales que ofrezcan a los clientes formas rápidas y seguras de pagar en línea, a través de varios métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito o transferencias bancarias. Asimismo, con clientes en todo el mundo, estas aplicaciones están preparadas para administrar todo tipo de divisas, pero realizar la contabilidad en pesos. Esto elimina discrepancias y cálculos adicionales en transacciones extranjeras.
  • Conciliaciones bancarias. Al conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad, las empresas obtienen sus estados automáticamente, pueden personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y hacer coincidir automáticamente las transacciones. Con esta función simplificada, el negocio está listo para la auditoría durante todo el año.
  • Gestión de inventarios. Este es un requisito indispensable para garantizar la disponibilidad de los productos y brindar un mejor servicio al cliente. Con esta función, la empresa tiene la posibilidad de rastrear la ubicación de sus artículos, así como contabilizar y generar informes. El software contable ayuda con el registro de códigos de existencias (SKU), agregando imágenes de artículos, etc.

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