Consejos tecnológicos para combatir el “estrés” contable

“Tener una visibilidad constante de las operaciones puede ser el gran diferenciador para escalar hacia el siguiente nivel de negocio”.

Aunque indeseable, es una escena bastante conocida por millones de emprendedores en el país: se acerca el cierre contable del mes y toda la información de los ingresos, gastos y cuentas por cobrar está regada en papeles, libretas u hojas de Excel. Inevitablemente esto imposibilita o complica la conciliación bancaria, reportes y, en general, una gestión sana financiera y contable.

De hecho, datos del sector revelan cómo las deficiencias en la administración y la falta de tiempo, se posicionan como dos de los principales problemas de las pequeñas y medianas empresas, con la contabilidad como una de las áreas clave. Y es que tener una visibilidad constante de las operaciones puede ser el gran diferenciador para escalar hacia el siguiente nivel de negocio; afortunadamente, la tecnología está cambiando el juego en favor de las pymes del país”, explica Ana Zaldivar, Directora de Producto de Intuit QuickBooks México.

Con esto en mente, la experta comparte tres consejos tecnológicos para combatir el estrés contable:

  1. Considera un software contable en la nube. Generalmente, el proceso financiero y contable de una pyme requiere de una dedicación especial. De hecho, el país es uno de los primeros lugares en complejidad contable a nivel global, donde el pago de impuestos toma más de 240 horas de tiempo de una empresa al año. En este contexto surge la necesidad de aligerar esa carga de la mejor manera y sin que suponga un gran gasto.

Aquí es donde la tecnología se traduce en un aliado, con plataformas que ofrecen soluciones en procesos administrativos más sencillos y económicos, ya que cuentan con una amplia gama de herramientas, como facturación en línea, conciliación bancaria, automatización de tareas y visibilidad en tiempo real para conocer ingresos y egresos.

  • Ok, sí, pero… ¿cómo elegir la mejor opción? Antes de elegir la mejor opción de un sistema de finanzas y contabilidad en línea, existen algunas consideraciones a tomar en cuenta. En principio conviene definir claramente las metas u objetivos que se buscan cumplir mediante dicho software, además de tomar en cuenta el tamaño del equipo de trabajo y el presupuesto previsto para ello. Asimismo, es necesario establecer metodologías y/o procedimientos para recolectar, canalizar y organizar la información.

Y es que una vez que se cuente con una plataforma, se tiene que definir quiénes del equipo se encargarán del registro, el análisis de información y cómo se desempeñarán esos procesos. Sin orden y sistematización, el sistema servirá de muy poco.

  • Revisa estos componentes y beneficios. Finalmente, es importante tomar en cuenta los componentes adicionales y beneficios que ofrecen las soluciones tecnológicas. Por ejemplo, además de tener acceso a la información financiera y a reportes personalizados en cualquier momento y en cualquier lugar, es vital que cuente con altos criterios de seguridad y que tenga una facilidad de uso o interfaz amigable.

Hay que tomar en cuenta funciones que ayuden a más de una tarea del proceso administrativo y contable como la posibilidad de crear listas de proveedores frecuentes, la conciliación bancaria y el control de inventarios de forma automática.

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