En términos de empresa, gestionar y administrar se puede decir que es lo mismo, y cualquier definición de estos dos conceptos tiene que ver con: tomar decisiones, manejar recursos, lograr un objetivo o resultado esperado.
Administrar o gestionar, es lo que mejor debe saber hacer un empresario, directivo o gerente; gestionar una empresa o un área implica lograr la meta o resultado esperado. En mi manera de entender una empresa, hay cuatro componentes de éxito para que esta logre el desempeño esperado por los interesados o “stakeholders”:
1. Estrategia
2. Gente
3. Procesos
4. Gestión
En este artículo revisaremos que es gestión o un sistema de gestión, y los factores clave a gestionar dentro de una empresa.
¿Qué es un sistema de gestión?
Un sistema de gestión tiene que ver con cómo me aseguro que mi gente ejecute los procesos para cumplir con la estrategia/objetivos en los términos que estén definidos (términos financieros, crecimiento, mercado o cliente, productividad). Un sistema de gestión es un proceso o una metodología que me ayudará a visualizar y administrar mejor mi empresa, área o procesos bajo mi cargo y, por lo tanto, a lograr mejores resultados, a través de acciones y toma de decisiones basadas en datos y hechos.
Etapas de un sistema de gestión:
1. Objetivos
Cuando se realizó una planeación estratégica y se tienen objetivos estratégicos, este punto ya estaría cubierto; estos objetivos se desdoblan o se reparten a los diferentes directores o gerentes. Cuando no se tiene una planeación estratégica, el gerente o director tiene que establecer los objetivos de su puesto o área, y validarlos con su jefe y colaboradores.
2. Indicadores y metas
A cada objetivo le tenemos que colocar un indicador, y a este una meta para saber si se está cumpliendo el objetivo o no; existe mucha más profundidad en el método para definir indicadores y objetivos. Cada puesto gerencial o directivo de la empresa debe tener distintos indicadores organizados en un “tablero de control”. Cada indicador debe contener una serie de información como fórmula, unidad de medida, meta, periodo base, polaridad, entre otros.
3. Planeación
El primer paso de un sistema de gestión es planear como voy a lograr mis objetivos, actividades, fechas, responsables, montos o metas (producción, inventarios, entregas etc.), presupuesto, entre otros. Este es el plan operativo de mi área, si suponemos que soy el gerente de ventas, mi plan de ventas requiere establecer cuánto voy a vender, qué voy a hacer para mejorar la venta, quién lo va a hacer, en qué fecha, en dónde o a quienés les voy a vender; es decir el plan que está detrás para lograr un objetivo. Normalmente la planeación de un área se hace anual (sirve para el presupuesto), después mensual/trimestral, y por último se hace una programación semanal/ diaria, estos planes se acuerdan en reuniones específicas para su validación.
4. Asignación y seguimiento
Este plan debe estar comunicado en reuniones y después compartido con los involucrados, así a cada quien se le asignan las tareas que le corresponde realizar para que el objetivo se logre, entre más abajo u operativa es la planeación, esta tiene que ver con tareas específicas que cada quien tiene que hacer en el día o semana para cumplir el objetivo. Es importante asegurarnos que cuando le asignamos una tarea o responsabilidad a una persona, esta cuenta con todo lo necesario para cumplirla (recursos, tiempo, capacidad). El director, gerente, jefe o supervisor tienen que dar seguimiento a la asignación de tareas de cada quien, y dependiendo el nivel gerencial o directivo, será el mecanismo de supervisión y la frecuencia. A un nivel de jefatura de mantenimiento, el seguimiento a su gente tendrá que ser diario en revisar que se hayan hecho las actividades acordadas y se hayan logrado las metas del día. Entre más alto es el nivel, hay mayor libertad de toma de decisiones y una menor frecuencia de seguimiento. Este seguimiento es a través de reuniones, llamadas, mails, reportes, otros.
5. Reportes e indicadores
Una vez que las actividades se realizan o que los procesos se ejecutan, entonces obtendremos indicadores que nos dirán si se cumplen o no las metas establecidas. El resultado de los indicadores debe contener rangos de cumplimiento a metas, normalmente cumplimiento a meta de 0-80% color rojo, 80-95% color amarillo, 95-100% color verde. Cuando un gerente tiene un indicador en rojo, entonces debe hacer un análisis de la causa raíz, normalmente debe tener uno o varios reportes para analizar cada indicador, adicionalmente debe saber lo sucedido en la semana en cuanto a eventos, hechos o datos. Con esta información debe llenar un plan de acción.
6. Evaluación y retroalimentación
El gerente debe revisar con la gente que le reporta y con su jefe, el resultado de la evaluación que hizo de sus indicadores y de sus planes de acción, normalmente lo más conveniente es hacerlo en una reunión de “revisión de indicadores”, puede ser mensual, quincenal o semanal. En esta reunión es clave que se dé la comunicación y retroalimentación con un enfoque de “validar o estar en el mismo canal” de cuál es el o los problemas que causaron el bajo resultado, y después de esto validar el plan de acción para mejorar, mismo que debe contener la actividad, fecha y responsable. Terminando la reunión, el gerente debe considerar todo lo anterior para volver a planear y asignar correctamente las tareas a su gente.
Por: Iván Gutiérrez Leal
Director General Caltic Consultores
