IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE PROYECTOS EN EL SECTOR PÚBLICO

Por Karim Ramos

abril 16, 2013

El Contexto

Hoy en día, cualquier organización que maneja recursos de inversión, tiene la obligación de pro­curar que los proyectos que ejecutan cuiden de la mejor manera posible el dinero que van a invertir, el tiempo que se tardarán en desarrollarlo y que el resulta­do cumpla con los objetivos que le dieron origen.

Tanto en las organizaciones privadas como en las insti­tuciones gubernamentales es importante decidir donde se van a comprometer las inversiones, siempre hay que buscar que la inversión obtenga el retorno de benefi­cios más alto posible, en el caso de las organizaciones privadas el retorno se mide en ingresos, ahorros o posi­cionamiento en el mercado, en las instituciones guber­namentales el retorno se mide en beneficios sociales y políticos.

Ante este escenario, muchas organizaciones están co­menzando a utilizar un par de herramientas administra­tivas relativamente recientes en México, la Gestión del Portafolio de Proyectos y la Dirección de Proyectos.

La Oficina de Proyectos

La implementación, desarrollo, mantenimiento y creci­miento en la práctica de estas herramientas administra­tivas se apoya en la mayoría de las ocasiones en una entidad organizacional conocida como la Oficina de Proyectos, o PMO como se le conoce en la jerga de la industria que equivale en inglés a las siglas de ‘Project Management Office’, que básicamente se encarga de proveer servicios de soporte a la práctica de proyectos al interior de la organización.

Aunque no hay una convención clara con respecto a las actividades que debe desarrollar una PMO, típicamente tiene la responsabilidad de crear, mantener y mejorar la metodología de dirección de proyectos, reportar a la alta Dirección el estatus del portafolio de proyectos, balancear la asignación de recursos entre los proyec­tos, seleccionar y priorizar proyectos en función de los objetivos estratégicos de la organización, supervisar el desempeño de los directores de proyecto y concentrar y poner a disposición de la organización el conocimien­to e información generado por los proyectos.

El ‘Project Management Institute’ (PMI®) o Instituto de Dirección de Proyectos es una organización de alcance global, con representación en México, que tiene como misión el promover y avanzar la práctica de proyectos a través de la emisión de estándares, certificaciones y orga­nizando actividades a nivel internacional. El estándar más popular del PMI es la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos o Guía del PMBOK® (por sus siglas en inglés), que es un compendio de las mejores prácticas de dirección de proyectos organizadas en base a pro­cesos y áreas del conocimiento. Así mismo, la certifica­ción más popular del PMI es la de ‘Project Management Professional’ (PMP®) o Profesional de la Dirección de pro­yectos, que garantiza la experiencia y conocimientos de un individuo en la práctica de proyectos.

Por: Ricardo Toledo.

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