Organizar equipos no es fácil
17 julio 2018
Autor:
Sección: Gestión

Organizar equipos no es fácil - Organizar equipos no es fácil

Si estructura de la manera más adecuada a las personas en su empresa, así como los recursos materiales, cumplirá el objetivo de su negocio.

Un problema importante de las pequeñas empresas suele ser la organización. Dice la Real Academia de la Lengua Española que: organizar es “establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”. No hay mejor explicación. Esta definición habla de tres elementos, el primero se refiere a establecer algo, es decir diseñar o crear. La segunda parte de la definición habla de lograr un fin, lo que en administración se define como objetivos, tener una brújula de hacia dónde dirigir el barco, y en tercer lugar la definición habla de coordinar personas y medios, es aquí en donde comienzan las complicaciones.
Los emprendedores y los administradores de pequeñas empresas suelen enfrentar el gran reto de coordinar adecuadamente los recursos con los que cuenta para lograr los objetivos organizacionales, pues tiene relativa sencillez plantearse una meta, imaginar hacia dónde d e s e a m o s conducir una organización, un equipo de trabajo, una empresa o incluso a un grupo de amigos; sin embargo el reto más grande se encuentra en diseñar la manera más a d e c u a d a de aprovechar los talentos, habilidades, experiencias y expectativas de los distintos miembros del grupo, y por otro lado aprovechar de mejor manera los recursos materiales a nuestro alcance, como pueden ser dinero, máquinas, computadoras y tecnología, entre otros.

Si organizar se refiere a “establecer algo”, ese algo es la estructura o la manera más adecuada de disponer a las personas y los recursos materiales para lograr los objetivos. Pero suena muy sencillo en papel, pero en la realidad no lo es.

Algunos elementos que le pueden ser de utilidad al empresario, para organizar de forma correcta su grupo de trabajo son:

1.Tener claridad en los objetivos. Parece repetitivo hablar de los objetivos, si en la parte inicial de este texto ya se mencionó, sin embargo en realidad es la base fundamental de una buena organización, el tener clara la meta que se pretende alcanzar. Pero la meta debe ser compartida con el equipo de trabajo, todos deben conocerla y estar conscientes de hacia dónde se busca dirigir los esfuerzos colectivos.

Muchas empresas suelen publicar sus metas en cuadros, otros hacen juntas de equipo en las que los dan a conocer, en algunas ocasiones incluso, se involucra al equipo completo en la definición de la meta. Cualquiera que sea el esquema de su empresa, está bien, pero debe asegurarse que todos la conocen y comparten.

2.Elegir los mejores recursos. Un elemento clave en el proceso es elegir a los mejores recursos posibles para lograr la meta fijada. Esto parece obvio, pero en las pequeñas empresas no lo es. Las empresas pequeñas y medianas, suelen elegir a los miembros de su equipo de trabajo por amistad, familiaridad o recomendación, sin atender a veces si la persona es la adecuada para los objetivos de la empresa. No hay peor error.

El directivo debe elegir a las personas de acuerdo a su perfil, experiencia, valores, habilidades y conocimientos relacionados con el trabajo que va a desempeñar. Antes de contratar a una persona, antes siquiera de preguntarle a alguien si conoce a un candidato, el empresario debe elaborar un perfil del puesto, que describa primero las tareas que va a realizar la persona y en segundo lugar, qué características se espera que cumpla la persona a contratar. Y ahora sí con el perfil en mano, salir a la búsqueda de la persona indicada. Antes no.

3.Definir con claridad las actividades y tareas. Las pequeñas empresas suelen ser como pequeños jugando futbol, todos van tras la pelota, mientras que en un equipo de futbol profesional cada jugador tiene asignado un puesto, una tarea, una zona de la cancha y una actividad, y todos trabajan en equipo. No todos van tras el balón, más bien cada uno espera que el balón llegue a su zona, y realiza acciones que se articulan a la estrategia general. Si el técnico ordena que el equipo se repliegue cada vez que un jugador recibe el balón, lo moverá para enviarlo hacia atrás, mientras que si el entrenador ordena un ataque más ofensivo, cada jugador tratará de mover el balón hacia los jugadores clave que pueden ir al frente.

Así es en la empresa. O al menos así debería ser. Cada persona debe tener su actividad, su tarea, su meta, y su zona de influencia. Cada uno debe hacerse responsable de su zona, y debe apoyar con sus acciones la estrategia colectiva. Pero ello requiere de dos elementos más: liderazgo y buena comunicación.

4.Liderazgo. El liderazgo exigirá del líder de grupo cinco acciones concretas: generar el clima favorable para la realización de las actividades del equipo de trabajo, crear confianza entre los miembros del grupo, visión clara de las metas de la organización, satisfacción de necesidades de los miembros del grupo y finalmente usar el poder de la manera más responsable que le sea posible.

De nuevo parecen cosas simples pero no lo son, y una cosa es segura, el líder encontrará tiempo para crear estas condiciones. Si elige a las personas en los puestos adecuados logrará, por un lado, desocuparse y despreocuparse porque puede confiar en que sus colaboradores harán el trabajo indicado en el puesto indicado, y él solo deberá supervisar e intervenir poco; y por otro prestar atención a facilitar la comunicación en el equipo.

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Por: Carlos Maynor Salinas Santano

Director de Consultoría en CamBioTec

 

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