Si el objetivo de la universidad es mejorar las ventas, nuestras métricas no solo tendrán que ver con aspectos cuantitativos.
El éxito de una universidad virtual corporativa tiene mucho que ver con el cuidado que se tenga en su planeación y en cada uno de los pasos de su implementación, para convertirlo así, en una verdadera herramienta de productividad y en un vehículo estratégico para desarrollar el talento de la organización.
☞ Paso 1 Definir los objetivos, por ejemplo: Mejorar las ventas, eficientar procesos, reducir costos o cualquier otro propósito que obviamente esté alineado con las metas de negocio de la compañía.
☞ Paso 2 Determinar cuáles son las métricas a corto, mediano y largo plazo que nos van a permitir evaluar el éxito del proyecto. Si el objetivo de la universidad es por ejemplo, mejorar las ventas, nuestras métricas tendrán que ver no solamente con aspectos cuantitativos, sino también con cuestiones como incremento en el porcentaje de cierre, crecimiento del ticket promedio de venta, retención de clientes o una mejor experiencia de compra. En esta etapa debemos responder a las siguientes preguntas:
• ¿Qué vamos a medir?
• ¿Cómo lo vamos a medir?
• ¿Cuándo lo vamos a medir?
☞ Paso 3 Establecer nuestra estrategia de formación alineada a la audiencia que vamos a desarrollar. Se deben definir las actividades que se realizarán, así como los tiempos. Un buen programa podría estar integrado por la mezcla de formación presencial y en línea on the job training (entrenamiento en el trabajo), gaming, así como tareas y actividades colaborativas.
Entre más rico sea el programa con diversos elementos educativos, abarcaremos mejor los diferentes estilos de aprendizaje y lograremos un mayor nivel de comprensión y retención de los conocimientos. Al respecto, es necesario decidir qué contenidos estarán hechos a la medida y cuáles pueden ser cubiertos por cursos de catálogo. En los desarrollados a la medida, es necesario definir si se producirán internamente o se va a recurrir a proveedores externos.
☞ Paso 4 Elegir una plataforma que permita administrar el conocimiento (learning management system). La solución tecnológica debe ser robusta, pero a la vez flexible, poderosa y muy sencilla para el usuario, lo que contribuirá a gestionar los programas de desarrollo con la mejor experiencia de aprendizaje. Es importante determinar si la plataforma se va a hospedar en la nube o en infraestructura propia. Obviamente, la parte técnica referente al software, al hardware y a la conectividad también debe estar resuelta. Al respecto, se recomienda hacer pruebas piloto para que el lanzamiento sea realmente exitoso, y para que la gente se sienta a gusto al acceder a los programas de la universidad corporativa y pueda gozar sus beneficios. De lo contrario, cuando la parte técnica falla, es muy probable que la gente quede vacunada contra la experiencia y ya no quieran saber más de esa estrategia. En esta etapa también se define, dependiendo de las necesidades del programa que se va a implementar, qué módulos se van a utilizar de la plataforma para que el proceso formativo sea eficaz. Dichos módulos pueden ser: gestión del aprendizaje en línea y/o presencial, planes de formación con competencias, módulo de colaboración donde entran en juego aulas virtuales, chats y redes sociales.
☞ Paso 5 Definir el plan de comunicación y marketing para generar interés y ganas de participar en el proyecto, hacerlo llamativo y adelantar las ventajas que se obtendrán, así como las reglas de uso de la solución. De esta manera, los usuarios saben que viene algo interesante para ellos que les va a beneficiar. Esta etapa de comunicación puede apoyarse en medios como la intranet corporativa, e-mailing, carteles, videos, comunicados (antes, durante y después del lanzamiento), etcétera.
☞ Paso 6 Delinear una estrategia continua de administración del cambio, porque como es bien sabido, la resistencia es un fenómeno común. En ese sentido, es de gran utilidad que sea el mismo director general quien transmita el impacto de la estrategia para entusiasmar a los usuarios, convencerlos de las bondades del proyecto y lograr que se sumen a éste con una actitud de apertura al cambio.
Por: Adriana Báez Pierce
Business Consultant en OpenTec.
