Ventajas de una oficina sin papel: Paperless

El “paperless” ofrece el beneficio de tener mayor control sobre los documentos, seguridad, eficiencia y organización.

La implementación y emigración a las nuevas tecnologías se ha convertido en una necesidad para las empresas. Sin embargo, todavía existen empresas que tienen cierta resistencia ante estos cambios, ya sea por desconocimiento ante las ventajas que éstas traen consigo, o a una mentalidad conservadora ante los procesos de siempre.

Uno de los cambios que la era digital ha generado, es dejar de utilizar papel y comenzar a almacenar datos y hacer uso de la digitalización sustituyendo al papel para todos estos procesos, a esto se le conoce como: paperless.

Este proceso de digitalización se lleva a cabo a través de escanear todos los archivos que sean necesarios, pero el proceso va más allá de un escaneo de cualquier tipo de archivo, se trata de toda una solución integral de hardware y software donde los documentos digitalizados se vuelven interactivos y más útiles al ser parte del ecosistema digital de información y datos diarios.

Para que estés aún más convencida o convencido de que la digitalización de datos es un camino viable y eficaz, te compartiremos algunos beneficios que este proceso te ofrece:

• La digitalización de gran parte de los contenidos e información que fluye a través de una empresa puede tener beneficios financieros y operacionales.

• El digitalizar documentos ofrece la recuperación de la inversión y puede mejorar la productividad global en las empresas mismas que estarán más dispuestas a invertir en las tecnologías que les permiten estar sin papel y eficientar sus procesos.

• Organización: No más pilas de papeles sobre el escritorio o estanterías.

• Archivos y documentos será mucho más fáciles de encontrar, acceder y compartir con clientes y empleados sin importar la ubicación.

• Mejora la productividad del equipo y aporta una mejor experiencia al cliente.

• Extraer datos de un documento (a través de reconocimiento automatizado de la máquina de impresión, escritura o marcas ópticas) es mucho más rápido y menos propenso que incrustación de papel.

• El manejo de documentos digitales evita grandes cantidades de almacenamiento de papel y hace más fácil el acceso a ellos en un entorno digital.

• El Paperless es amigable con el medio ambiente y significa que se reducirá la tala de árboles para producir papel.

Por: Karen Valencia

Reportera

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