“La perfección se adquiere con la práctica, así que la recomendación es aplicar la administración en todas las actividades de nuestra vida”.
Desde hace muchos años me ha llamado la atención la confusión que tenemos entre “la administración” y “lo administrativo”, muchas empresas tienen un encargado, coordinador, gerente o director administrativo que se responsabiliza de los temas de facturación, bancos, personal, contabilidad, inventarios, servicios generales, etc. Esos justamente son temas administrativos, pero no es administración, no en el concepto estratégico que debe tener sino en la visión operativa. Por lo anterior, ahora que estamos iniciando el año, consideré conveniente reflexionar con ustedes sobre este tema, que muchos incluso consideran un arte.
La administración, desde el punto de vista empresarial, es una función estratégica encaminada a lograr los objetivos de la organización, a través del óptimo aprovechamiento de los recursos con que se cuentan; aplicando principalmente las cuatro etapas del proceso administrativo que son: planeación, organización, dirección y control.
De este concepto podemos rescatar varios elementos principales a los que dedicaremos algunos párrafos, estos son: objetivos, recursos, optimización, planeación, organización, dirección y control. Vamos a revisarlos.
Objetivos
Los objetivos son resultados que se pretenden lograr en el futuro, después de llevar a cabo una serie de acciones. Es importante que cuando se establezcan, se consideren como características principales las siguientes: deben representar un reto, ser medibles, tener establecida una fecha de cumplimiento, ser alcanzables y se deben establecer por escrito, lo que permita ir midiendo el avance.
Cuando se establezcan los objetivos de la empresa, no hay que perder de vista que se tienen que establecer tres tipos de ellos: objetivos de servicio para atender las necesidades de los clientes, objetivos económicos que atiendan las necesidades de los inversionistas y objetivos sociales que respondan a las necesidades de los colaboradores y de la comunidad en la que se influye y se convive.
Recursos
Los recursos son todos aquellos elementos de los que dispone una empresa para poder alcanzar los objetivos planteados. Es importante recordar los tipos de recursos más comunes en las empresas: materiales, físicos, técnicos, intelectuales, económicos y el tiempo.
Algunos autores también consideran como recursos “el humano”, sin embargo, las nuevas tendencias, mismas que comparto en lo personal, han sugerido darle un trato diferente y pensar en “talento”. Las personas no son de la empresa y son las que aportan creatividad, valor y emoción a lo que hacen dentro de la misma, y eso difícilmente se considera como un recurso, pero es sumamente importante que se tenga una adecuada administración del personal para que con ellos se administren los recursos disponibles de la empresa.
Planeación
Planear es definir el futuro que queremos lograr. Aquí es donde se establecen objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos, y presupuestos que nos guían para llegar a ese futuro que queremos alcanzar.
Una de las herramientas más reconocidas para planear es sin duda, la planeación estratégica y siempre que pensamos en ella nos imaginamos una serie de reuniones que dan como resultado un documento “robusto”, es decir, de muchas páginas, en donde se describe lo que se espera de la empresa en los próximos cinco a diez años.
Para una empresa pequeña que vive condiciones cambiantes de mercado e incluso de infraestructura, planear a 10 años puede resultar complejo, pero hacer un plan estratégico en una página para tres a cinco años, puede resultar más eficiente y funcional, y puede convertirse incluso en una técnica habitual que le permita a la empresa ir planeando-ejecutando-evaluando-retroalimentando y así repetir el ciclo. Si no sabes a dónde vas, seguramente llegarás a un lugar que no quieres.
Organización
Cuando hablamos de organización debemos tener claro dos etapas: la división del trabajo y la coordinación, la primera que consiste en definir qué se debe hacer y quién es responsable de hacerlo, ¿suena bien verdad?, en realidad lo más fácil es dividir el trabajo. El gran reto de la organización es la “coordinación”, que consiste en lograr que todo funcione de forma armónica, como se planeó.
Por: Mtra. Rosalinda Pizarro Santos.
Directora General Espacio Empresarial México.
